Основные этапы переговоров (часть 1 — подготовка)

Основные этапы переговоров (Этап 1 - подготовка)
Основные этапы переговоров (Этап 1 — подготовка)

Переговоры представляют собой процесс обмена информацией между двумя или несколькими людьми. Их главное отличие от обычной беседы – направленность на достижение определенного результата. По сути, переговорам есть место быть в жизни каждого. Они могут быть представлены в виде семейного совета, заключения договора, обсуждения вакансии и т.д.

Но даже несмотря на то, что условия проведения переговоров всегда различны (как и его участники), состоять они будут из трех главнейших этапов:

  • Подготовка;
  • Переговоры;
  • Достижение договоренности.

Рассмотрим подробно первый этап проведения переговоров

Этап первый. Подготовка.

Большую роль в исходе переговоров играет подготовка к ним. Именно в ней закладывается некий фундамент предстоящей беседы. Подготовка состоит из нескольких элементов, каждый из которых обладает большим значением. Эффективной можно считать лишь ту подготовку, при которой были разработаны все элементы.

Итак, подготовка к переговорам состоит из следующих компонентов:

  • Выявление средств, использование которых возможно при ведении переговоров;
  • Налаживание необходимого контакта между собеседниками;
  • Подготовка всей необходимой для данного процесса информации;
  • Планирование будущих переговоров;
  • Достижение доверия между участниками.

Выявление средств

На данном этапе необходимо определить, какие средства и подходы будут использоваться во время переговоров, и как их можно реализовать. Здесь же необходимо рассмотреть основные элементы, которые могут помочь решить актуальные вопросы (посредник, суд). Выявляются средства будущих переговоров в соответствие с индивидуальными и общими соображениями всех участников.

Объяснение: Вам предстоит выяснить, при помощи каких средств Вам удастся достичь желаемый результат. Следует продумать как стратегию беседы (о ней будет сказано позже), так и дополнительные материалы, которые смогут повлиять на исход переговоров и помочь во время данного процесса. Зачастую привлекают специалистов (консультанты, статисты и др.). 

Налаживание контакта

На данном этапе необходимо:

  • Установить связь (контакт) между будущими участниками переговоров. Сделать это можно при помощи звонков, отправления сообщений на электронную почту или факс.
  • Определить, все ли участники готовы к предстоящему процессу.
  • Установить между участниками переговоров отношения, которые бы выражали взаимное уважение, доверие, согласие и желание достичь положительный результат.
  • Достичь договоренность с участниками по теме обязательности данных переговоров.
  • Достичь договоренность на счет того, что в процесс могут быть подключены заинтересованные стороны.

Объяснение: На данном этапе вопросы возникают редко (название говорит само за себя). Будущему участнику переговоров или независимому лицу необходимо связаться со всеми участниками грядущего процесса переговоров. Необходимо выяснить, все ли стороны готовы к предстоящему процессу. Узнать, как они собираются решать актуальный вопрос, и будут ли задействованы дополнительные лица.

Подготовка информации

Подготовка информации для переговоров подразумевает под собой:

  • Сбор, определение и анализ всех данных, имеющих отношение к предстоящим переговорам (информация об организациях, дополнительных лицах, целях и т.д.).
  • Проверка полученных данных на актуальность.
  • Уменьшение вероятности отрицательного воздействия на исход переговоров недоступных или непроверенных данных.
  • Выявление основных интересов каждого участника.

Объяснение: На данном этапе необходимо собрать максимальное количество информации о том, какие стороны принимают участие в переговорах, какие заинтересованные лица могут быть подключены к данному процессу. Для того, чтобы в момент проведения переговоров не возникла путаница и недопонимание, необходимо собрать всю возможную информацию. Также следует выявить, понимают ли стороны переговоров условия (как свои, так и противоположной стороны).

Планирование

При составлении плана будущих переговоров необходимо:

  • Определить основную тактику действий, которая поможет в достижении поставленной задачи (соглашении между сторонами).
  • Определить тактику действий, которая будет подходить под особенности спорных вопросов (которые точно будут подниматься).
  • Выявить объективные результаты.

Объяснение: Конечно, создать идеально-точный план невозможно. Однако, составить его примерный вариант необходимо. Главным в нем будет определение стратегии, которая будет направлена именно на достижение желаемого результата. Немаловажными является и выявление нюансов, из-за появления которых стратегию придется менять. Внимание следует уделить и возможным вопросам, спорам. В конечном счете у вас должно получиться примерное описание грядущего процесса переговоров.

Доверие

Для того, чтобы создать доверительную атмосферу, необходимо:

  • Провести психологическую подготовку каждой стороны переговоров (по основным вопросам).
  • Подготовить все необходимые для понимания информации условия.
  • Сформировать у участников переговоров понимание того, что все возникающие спорные вопросы законны.
  • Создать доверительную атмосферу, которая будет способствовать максимальному взаимодействию сторон.

Объяснение: Чем дружественнее обстановка, тем эффективнее и проще проходят переговоры! Происходит это благодаря тому, что участники прислушиваются друг к другу, готовы идти навстречу, учитывают пожелания других сторон и т.д. Именно поэтому необходимо проводить психологическую подготовку и создавать необходимые условия для проведения переговоров. Зачастую, для выполнения данных целей приглашаются специалисты. Они помогают установить необходимую атмосферу, объясняют сторонам законность спорных вопросов и регулируют весь переговорный процесс.

Следующий этап — переговоры

Читайте также: